Что такое устойчивые закупки и почему это должно волновать руководителя проекта?

Майкл Янг, вице-президент GPM Global по членству и исследованиям

Закупки — тема, мягко говоря, не из самых увлекательных. Более того, большинство людей даже не знают, что означает само слово «закупки» (procurement). Руководители проектов понимают, что закупки — это одна из десяти областей знаний, описанных в Своде знаний по управлению проектами (PMBOK). В зависимости от отрасли и компании, где вы работаете, ваша ежедневная вовлечённость в процессы закупок или управления контрактами может быть минимальной — или вовсе отсутствовать. Тем не менее, как руководитель проекта, вы участвуете во всех этапах процесса закупок.

Как мы к этому пришли?

Государственные организации традиционно имеют строгие правила и процедуры в сфере закупок. Когда речь идёт о расходовании средств налогоплательщиков, общество ожидает, что эти деньги будут потрачены рационально. Некоммерческие организации и коммерческие компании тоже обязаны соблюдать внутренние политики: доноры и акционеры хотят быть уверены, что их средства расходуются или инвестируются надлежащим образом.

За последние годы в этих политиках произошёл сдвиг в сторону заботы об окружающей среде и решении социальных проблем. Правительства разных стран начали активно бороться с рисками современного рабства, а также призывать поставщиков сокращать отходы, внедрять переработку и поддерживать местных производителей. Так появились социальные и устойчивые закупочные политики (social and sustainable procurement).

По мере того как организации стремятся к «углеродной нейтральности» (net zero), всё большее внимание уделяется энергоэффективности, углеродному следу и объёму выбросов CO₂. Это расширяет требования, которые предъявляются к закупочным процессам.

А при чём тут управление проектами?

Руководитель проекта всегда вовлечён в выбор поставщиков и привлечение необходимых ресурсов.

Даже если политика закупок уже определена клиентом или вашей организацией, у вас часто остаётся возможность расставить приоритеты, влиять на критерии выбора и направлять процесс в нужную сторону. Именно здесь открывается шанс «поднять планку», проявить лидерство и реально повлиять на мир.

Профессиональные организации, к которым мы принадлежим, требуют соблюдать кодексы этики и профессионального поведения. Например, PMI в своём кодексе говорит о необходимости проявлять уважение к себе, к другим и к ресурсам, доверенным нам, включая безопасность людей и сохранение природных ресурсов. Также отмечается обязанность принимать решения, исходя из интересов общества, общественной безопасности и окружающей среды.

IPMA в своём кодексе этики также подчёркивает ответственность перед обществом и минимизацию воздействия на окружающую среду. В организации GPM мы придерживаемся не только собственного кодекса этики, но и кодекса поведения поставщиков. С точки зрения профессиональной этики — это не просто рекомендация, а обязанность.

Что это значит на практике?

Несколько лет назад я работал с государственными заказчиками, отвечающими за охрану окружающей среды. Мы запускали крупную технологическую программу по замене тысяч компьютеров и ноутбуков. Каждое устройство поставлялось в отдельной коробке, со слоями пенопласта и пластика. Это означало сотни кубометров отходов, которые нужно было утилизировать. Управлять этим было бы сложно и неэкологично.

Мы нашли простое решение: полностью отказаться от пенопласта и пластиковой упаковки. Это упростило работу команде и, главное, значительно сократило объём отходов, попадающих на свалки.

В контракте на закупку нового оборудования мы прямо указали требование: никакого пенопласта и пластика. На тот момент это казалось радикальной мерой — и вызвало много вопросов от поставщиков.

По сути, мы предложили им проявить инновационность. Поставщики пересмотрели свои процессы, и в итоге компьютеры и мониторы стали поставляться в больших картонных коробках, разделённых картоном. Без плёнки. Без пенопласта. При этом уровень повреждений не вырос.

Когда проект завершился, мы запросили обратную связь. Генеральный директор поставщика сказал, что теперь они всегда будут использовать этот подход. Его первое замечание было:

«Мы сэкономили десятки тысяч долларов, потому что перестали перевозить воздух, пластик и пенопласт по всей стране».

Таким образом, мы не только сократили отходы в рамках одного проекта, но и повлияли на будущее — поставщик изменил подход, что в итоге принесло меньше мусора, меньше выбросов и экономию на логистике.

Роль руководителя проекта в устойчивом будущем

Когда клиенты и организации берут курс на устойчивое развитие и углеродную нейтральность, от руководителей проектов ожидают вклада в достижение этих целей.

В GPM мы используем метод P5 Impact Analysis, который помогает оценить воздействие проекта на людей, планету, процветание, процессы и продукты.

Определив потенциально негативные последствия, руководитель проекта может изменить подход — например, внести корректировки в требования к поставщикам — и выбрать менее вредный вариант. По результатам оценки составляется план управления устойчивостью проекта.

Практики, рекомендованные стандартом GPM P5:

Команда проекта должна:

• Учитывать экологическое, экономическое и социальное воздействие при принятии закупочных решений.
• Оценивать экологическую и социальную эффективность всех поставщиков.
• Отдавать предпочтение товарам и услугам с признанными сертификатами устойчивости.
• Поощрять использование энергоэффективных и долговечных продуктов, изготовленных из переработанных материалов.
• Обучать сотрудников принципам устойчивых закупок.
• Своевременно оплачивать поставщиков и требовать от них соблюдения аналогичных принципов устойчивости.

Результаты устойчивых закупок:

• Снижение затрат благодаря энергоэффективным продуктам и рациональному использованию ресурсов.
• Сокращение отходов и рост уровня переработки.
• Улучшение репутации бренда, что делает компанию привлекательнее для клиентов и инвесторов.
• Стимулирование инноваций — поставщики начинают искать устойчивые решения.

Как видно, закупки — это далеко не просто формальная галочка в тендерных документах. Руководители проектов, внедряя принципы устойчивости, могут напрямую влиять на достижение корпоративных целей по углеродной нейтральности и превращать цепочки поставок в экологически устойчивые системы. Тем самым мы повышаем ценность своей профессии, делаем её более стратегической — и поднимаемся на новую ступень управленческого мастерства.

2023 г.