Почему устойчивые проекты на самом деле более экономичны

Джоел Карбони, основатель и президент GPM Global

За последний месяц я участвовал в нескольких панельных дискуссиях, подкастах и интервью. Каждый раз мне задавали один и тот же вопрос в разных вариациях:

«Является ли устойчивость действительно экономически выгодной?»

Это классический спор. Люди слышат «устойчивый проект» и сразу предполагают «дорогой проект». Такое восприятие сложилось из-за многолетнего неудачного внедрения — когда устойчивость добавлялась в проект в последнюю очередь, а не закладывалась в него с самого начала.

Но вот реальность: устойчивость сама по себе не дороже. Дорогим является плохое управление проектами.

Менеджер проекта, который правильно интегрирует устойчивость — в нужный момент и с правильным подходом — может снизить затраты, повысить эффективность и минимизировать риски. Главное — знать, когда и как это делать.

Допустим, вам передали устав проекта. Вы отвечаете за соблюдение сроков и бюджета, и теперь вам нужно понять, как встроить устойчивость в процесс, не подорвав его. Вот что нужно делать.

Шаг 1: Определите, что уже зафиксировано, а что нет

Первое, что нужно сделать после получения устава проекта, — выяснить, где у вас есть реальный контроль.

Бюджет уже утвержден? Контракты с поставщиками подписаны? Если да, то возможности ограничены. Но если закупки, планирование и формирование объема работ еще не завершены, у вас есть шанс встроить устойчивость без дополнительных затрат.

Многие менеджеры проектов считают, что за устойчивость нужно «бороться» как за дополнительный элемент. Это ошибочный подход. Посмотрите на существующие требования проекта и интегрируйте устойчивые решения в эти области:

• Если проект требует снижения затрат, рассмотрите энергоэффективные системы, уменьшающие операционные расходы.
• Если есть проблемы с цепочками поставок, используйте локальные источники для сокращения транспортных затрат.
• Если приоритет — управление рисками, покажите, как сокращение отходов, соблюдение нормативных требований или учет экологических факторов уменьшает долгосрочные обязательства.

Ключ в том, чтобы не добавлять устойчивость к проекту, а использовать ее как инструмент для достижения целей, которые уже стоят перед проектом.

Шаг 2: Сосредоточьтесь на закупках — потому что именно туда уходят деньги

Если вы запомните из этого материала только одну вещь, пусть это будет следующее: устойчивость — это не вопрос дизайна, а стратегический выбор в закупках.

К моменту начала выполнения проекта 80% затрат уже зафиксированы в процессе закупок. Если устойчивость не была учтена на этом этапе, вы упустили главный шанс снизить затраты и улучшить результаты.

Что делать:

• Используйте метод расчета затрат за жизненный цикл. Поставщики любят предлагать самый дешевый вариант. Но как насчет затрат на обслуживание? Как насчет срока службы? Устойчивые материалы и системы часто имеют более низкие совокупные затраты, так как они служат дольше и требуют меньшего ухода.
• Выбирайте эффективность, а не «зеленые» маркетинговые ярлыки. Не ведитесь на красивую упаковку. Спросите у поставщиков: «Снизит ли это энергозатраты? Сократит ли это отходы? Можно ли доставить это так, чтобы снизить логистические расходы?». Все это факторы устойчивости, которые одновременно экономят деньги.
• Заключайте гибкие контракты. Если ваши поставщики пока не соответствуют целям по устойчивости, структурируйте контракты так, чтобы у них были стимулы (или штрафы) для достижения этих целей в будущем. Дайте им возможность адаптироваться, а не загоняйте себя в невыгодные условия.

Многие менеджеры проектов воспринимают закупки как формальность. Вместо этого относитесь к ним как к ключевой возможности сделать проект устойчивым без увеличения бюджета.

Шаг 3: Сократите отходы — потому что потерянные ресурсы = потерянные деньги

Устойчивость — это не обязательно солнечные панели и переработанные материалы. Иногда это просто отказ от расточительства.

Количество денег, выбрасываемых на ветер из-за неэффективности проектов, ошеломляет. Именно здесь устойчивость и экономия идут рука об руку:

• Материальные отходы — заказ избыточного количества материалов «на всякий случай» означает потери. Продуманное планирование и система «точно в срок» сокращают излишки.
• Энергетические отходы — если проект связан со зданиями, инфраструктурой или операционной деятельностью, энергоэффективные меры значительно снижают долгосрочные расходы.
• Логистические отходы — неэффективная транспортировка стоит дорого. Оптимизированы ли поставки? Используются ли локальные поставщики вместо дорогих дальних перевозок?
• Временные потери — ненужные задержки приводят к увеличению затрат на оплату труда и срыву сроков. Улучшение процессов (лучшее планирование, умные рабочие процессы) снижает этот риск.

Менеджеру проекта не нужно «продавать» устойчивость руководству, если он может показать, что это прямо сокращает перерасход ресурсов и превышение бюджета.

Шаг 4: Избегайте «ловушки доработки»

Одна из главных причин, почему устойчивые решения кажутся дорогими, — их внедряют слишком поздно. Это и есть «ловушка доработки».

Если устойчивость добавляется после финализации дизайна, подписания контрактов и утверждения бюджета, это почти всегда увеличивает затраты. Причина проста: теперь приходится вносить изменения, которые изначально не планировались, вместо того чтобы предусмотреть их с самого начала.

Простой пример — энергоэффективность в строительстве. Доработка уже построенного здания для повышения энергоэффективности обходится дорого. Но если изначально заложить такие меры в дизайн, это снизит долгосрочные расходы. То же самое касается поставок, логистики и выбора материалов.

Поэтому если устойчивые решения кажутся финансовым бременем, задайте вопрос: «Мы несли эти затраты потому, что внедрили их слишком поздно?». Если ответ «да», то проблема не в устойчивости — проблема в плохом тайминге.

Шаг 5: Докажите финансовые выгоды — потому что никого не волнует «устойчивость», если она не экономит деньги

Спонсоры проектов не заботятся об устойчивости ради самой устойчивости. Их волнуют бюджеты, риски и бизнес-цели. Если вы хотите интегрировать устойчивость, говорите на их языке:

• Вместо «Это снизит выбросы углерода», скажите: «Это уменьшит операционные расходы на 20%».
• Вместо «Это сократит отходы», скажите: «Это сэкономит нам 500 000 долларов на материалах».
• Вместо «Это улучшит экологический след», скажите: «Это снизит наши риски штрафов и затрат на соответствие нормативам».

Когда устойчивость представляется в финансовых терминах, она перестает быть «дополнительной опцией» и становится бизнес-преимуществом.

Заключение: Устойчивость — это стратегия экономии, а не статья расходов

Миф о дорогой устойчивости возникает из-за плохого внедрения, неправильного тайминга и слабого планирования. На самом деле устойчивое управление проектами — это просто хорошее управление проектами.

И если кто-то все еще спрашивает, выгодна ли устойчивость, ответьте так:

«Дорогая не устойчивость. Дорога неэффективность»